Reserveringssysteem met kassa: waarom het uitmaakt
Veel leisurebedrijven boeken online in het ene systeem en rekenen aan de balie af in een ander. Dat werkt, tot een groep aanbetaald heeft en ter plekke drankjes bestelt. Dan begint het natellen.
Het probleem met twee systemen
Neem een kinderfeest voor twaalf kinderen. De ouder betaalt online € 100 aanbetaling. Tijdens het feest komen er pizza’s en ranja bij. Bij het ophalen moet je weten: wat was het arrangement, wat is al betaald, en wat komt erbij?
Met een losse kassa zoekt je medewerker de boeking op in het ene scherm en tikt de bedragen over in het andere. Aan het eind van de dag klopt de kas niet met de boekingen, en zoekt iemand een half uur naar het verschil.
Hoe het werkt als boeking en kassa een zijn
- De boeking heeft een eigen rekening. De online aanbetaling staat er al op.
- Wat de groep tijdens het bezoek koopt, zet je met een tik op die rekening.
- Bij vertrek reken je het restant af, eventueel gesplitst: deels pin, deels contant, deels cadeaubon.
- De dagomzet per betaalmethode komt uit hetzelfde systeem als de boekingen. De kasopmaak klopt.
Wat je ermee wint
| Situatie | Twee systemen | Een systeem |
|---|---|---|
| Aanbetaling verrekenen | Opzoeken en met de hand aftrekken | Staat al op de rekening |
| Drankjes van een groep | Losse bon, later koppelen | Direct op de boeking |
| Cadeaubon inwisselen | Code controleren in het andere systeem | Code intikken, restwaarde blijft staan |
| Dagafsluiting | Twee overzichten vergelijken | Een kasopmaak met de verkopen |
| Boekhouding | Twee exports | Een dagboek per dag |
Waar je op let
- Pinautomaat: koppelt de kassa direct met je pinautomaat, of boek je de pinbetaling met een tik? Beide werken; een koppeling scheelt een handeling.
- Btw: activiteiten, eten en drinken hebben vaak verschillende tarieven. De kassa moet btw per product kennen.
- Afsluiten: kun je een maand afsluiten, zodat cijfers achteraf niet meer veranderen?
In Boekvia zit de kassa in Pro en Compleet. Probeer het in de demo: boek als klant en reken daarna een drankje af op de rekening van je eigen boeking. Meer over de kassa.