Een reserveringssysteem kiezen: 20 vragen voor leisurebedrijven

Een reserveringssysteem bepaalt hoe je klanten boeken, hoe je team werkt en wat je aan het eind van de maand overhoudt. Met deze twintig vragen vergelijk je systemen op wat er echt toe doet.

Eerst: wat verkoop je eigenlijk?

Leisurebedrijven lijken op elkaar, maar verkopen verschillende dingen. Een escape room verkoopt een kamer voor een groep op een vast tijdslot. Een trampolinepark verkoopt losse plekken in een sessie. Een rondvaartbedrijf verhuurt boten per dagdeel. Kies een systeem dat bij jouw manier van verkopen past, anders ga je eromheen werken.

• Ruimte per tijdslot voor een groep (escape room, rage room, bowlingbaan, lasergame-arena, karaoke): je hebt tijdsloten per ruimte, resettijd en arrangementen nodig.
• Losse plekken in een sessie (trampolinepark, zwembad, vrij klimmen): je hebt capaciteit per sessie en vaak toegangscontrole nodig.
• Verhuur per dagdeel (sloepen, kano’s, fietsen): je hebt objecten met beschikbaarheid en extra’s zoals borg nodig.

Boeken door je klant

1. Ziet de klant alleen tijdsloten die echt vrij zijn, inclusief de tijd die je nodig hebt tussen groepen?
2. Kan het systeem dubbele boekingen tegenhouden, ook als twee klanten tegelijk betalen?
3. Rekent de prijs mee met het aantal personen, pakketten en extra’s?
4. Werkt de boekingsflow goed op een telefoon? Daar boekt de meerderheid.
5. Kunnen klanten betalen met iDEAL, en kunnen bedrijven op factuur boeken?
6. Kun je een aanbetaling vragen en het restant later laten betalen?

Aan de balie en achter de schermen

7. Kent de kassa de boeking, zodat drankjes en extra’s op dezelfde rekening komen?
8. Kun je gesplitst betalen: deels pin, deels contant, deels cadeaubon?
9. Verkoop je cadeaubonnen online en kun je ze deels inwisselen?
10. Kun je offertes maken en die omzetten in een boeking en factuur?
11. Zit er een rooster in, of plan je personeel in een ander programma?
12. Zie je omzet, bezetting en kassaverkopen per dag en per week?
13. Gaat de omzet automatisch naar je boekhouding, of typt iemand het over?

Prijs en voorwaarden

14. Betaal je een vast bedrag, een percentage van je omzet, of een bedrag per boeking? Reken alle drie uit met je eigen omzet.
15. Betaal je per gebruiker? Tel dan ook je weekendkrachten en je boekhouder mee.
16. Zit de kassa in de prijs, of is het een extra module?
17. Hoe lang zit je vast, en wat is de opzegtermijn?

Overstappen en support

18. Neemt de leverancier je klanten, toekomstige boekingen en open cadeaubonnen mee?
19. Kun je je eigen gegevens exporteren als je later weer wilt overstappen?
20. Kun je iemand bellen als het op zaterdagmiddag misgaat?

Zo gebruik je deze lijst

Zet twee of drie systemen naast elkaar en beantwoord elke vraag met ja, nee of deels. Vraag bij elke leverancier een demo met je eigen activiteiten in plaats van een standaardpresentatie. Prijzen van tien systemen vind je in wat kost een reserveringssysteem. Hoe Boekvia de lijst beantwoordt, zie je in de demo en op de pagina prijzen.